Gestionnaire de scolarité / secrétariat

35000 Rennes
CDD

A propos de Nous

Nos valeurs :

Faire le choix de travailler à Rennes 2, c’est œuvrer ensemble pour l’accomplissement d’une mission commune : accompagner les étudiants dans leurs projets de formation, tout en participant à la construction d’une recherche innovante.

Forte de ses 1500 personnels et 21000 étudiants, Rennes 2 c’est également une vie culturelle et sociale riche, une communauté étudiante active, des professionnels investis dans leurs missions.

Travailler dans notre établissement, c’est l’opportunité de concilier parcours professionnel et épanouissement personnel.

Votre mission, si vous l'acceptez

Le poste est à pourvoir au sein de l’Unité de Formation et de Recherche des Langues.
Elle se compose de 10 départements de formation, d’un centre de Langues dédié à la formation initiale en langues de tous les étudiants de l’établissement et 4 unités de recherche.
Elle accueille environ 3 400 étudiants spécialistes de langues et l’ensemble des étudiants de l’université dans le cadre de l’enseignement de langue obligatoire dans leur cursus. Elle regroupe près de 200 enseignants et 20 personnels administratifs.

Le ou la gestionnaire de scolarité et du secrétariat est sous l’autorité hiérarchique du directeur d’UFR et de la Responsable Administrative et Financière de l’UFR.

ACTIVITɐS PRINCIPALES

Gestion administrative et pédagogique 

  • Accueil, Inscriptions administratives et pédagogiques, suivi des bourses et des contrats pédagogiques

  • Organisation matérielle des examens et jurys en liaison avec la DEVU, collecte et saisie des notes sur APOGEE, édition et transmission des relevés de notes, déclaration des diplômes

  • Élaboration et saisie sur APOGEE des structures d’enseignements, règles de calcul et modalités de contrôle des connaissances à chaque changement de maquette

  • Actualisation des informations sur les diverses applications (ENT, intranet…)

  • Mise à jour des dossiers et archivage.

Secrétariat

  • Accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants

  • Participation à l’élaboration des emplois du temps sur ADE, constitution des groupes de TD, gestion du planning des salles

  • Suivi des services des enseignants en lien avec l’UFR : gestion des dossiers de recrutement des chargés de cours et des conférenciers, contrôle et validation sur OSE des fiches de service et des services faits

  • Secrétariat : courriers, préparation des réunions, commande de fournitures administratives

  • Actualisation des informations sur les diverses applications (ENT, intranet…)

  • Mise à jour des dossiers et archivage

Le profil idéal, selon nous

Connaissances

  • Connaissance du milieu universitaire.

  • Techniques d’élaboration de documents

  • Techniques d’accueil téléphonique et physique

  • Culture internet

  • Techniques de communication

 Compétences opérationnelles

  • Nécessité d’une grande polyvalence

  • Enregistrer et classer les documents

  • Travail en équipe

  • Savoir Rendre compte

  • Accueillir les populations concernées : étudiants et enseignants

  • Rédiger des documents d’information

  • Utiliser les logiciels APOGEE, PIXEL, ADE, OSE, Cursus

  • Utiliser les outils bureautiques et numériques (Word, Excel…)

 Compétences comportementales

  • Sens relationnel

  • Sens de l’organisation

  • Réactivité

Nos avantages

Nous rejoindre, c’est vouloir évoluer au sein de campus et de villes dynamiques et attractifs.

C’est également bénéficier de :

. Une possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l’organisation du service, sans condition d’ancienneté

. Une prime annuelle pour les agents non titulaires

. Un régime indemnitaire pour les titulaires

. 54 jours de congés annuels dès la première année

. Une participation aux frais de complémentaire santé (mutuelle) à hauteur de 15€/mois

. Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

. Un remboursement partiel aux frais de transport en commun sur l’ensemble du territoire départemental

. Un forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

. Une politique active en faveur de l’insertion professionnelle des personnes en situation de handicap

. Une journée d’accueil pour les nouveaux agents

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser au plus tard le 14 juillet 2024.

  • Poste à pourvoir à compter au 2 septembre 2024.

  • Les entretiens auront lieu la semaine du 15 juillet.

Poste de catégorie B :

  • Ouvert aux titulaires de catégorie B (corps des Techniciens) de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation. Les candidatures de personnels catégorie C internes à l'établissement sont également acceptées.

  • Ouvert également aux non titulaires dans le cadre d'un CDD d'1 an renouvelable.

  • Un ou plusieurs postes correspondant à ce même profil sont également susceptibles d'être vacants dans d'autres UFR.

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

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    En postulant à une offre d’emploi de l'Université Rennes 2, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à dpo@univ-rennes2.fr.