Responsable administrative et financière – Assistant·e de direction

Les Archives de la critique d’art conjuguent des activités de collecte et de conservation, d’édition, de recherche scientifique, de formation et d’animation culturelle, sous la forme d’un Groupement d’intérêt scientifique qui associe l’Association internationale des critiques d’art, l’Institut national d’histoire de l’art, et l’université Rennes 2 qui permet le lien direct avec l’enseignement et la recherche.

L’assistant·te de direction assiste la directrice dans l’organisation des activités, assure la gestion administrative et financière du service en lien direct avec l’université Rennes 2 et les autres partenaires du GIS.

Mission 1 : Gestion administrative et financière

Gestion financière

• Elaborer et piloter les budgets et demandes de subvention

• Suivre l’exécution budgétaire

• Participer au dialogue de gestion

• Formaliser les documents budgétaires

• Apporter une assistance technique et règlementaire

• Produire des indicateurs d’aide au pilotage de l’activité budgétaire

Ressources humaines

• Traiter et suivre les contrats, conventions, ordres de missions

• Suivi et validation des congés

• Assurer le relai de la DRH : transmission d’information, application des réglementations et procédures

Gestion de la revue CRITIQUE D’ART

• Gérer les contrats de droits d’auteur et leur paiement

• Gérer les abonnements, adhésions et ventes

• Préparer le routage et les relances par publipostage

• Mettre à jour les bases de données

• Proposer et concevoir des outils et processus pour améliorer le fonctionnement et le rayonnement de la revue

Communication

• Traiter et diffuser des informations internes et externes

• Créer des supports de promotion des activités

• Mettre en ligne des contenus sur le site web et les réseaux sociaux

• Mettre en forme la newsletter

Mission 2 : assistance de direction

• Organiser les réunions et la logistique, assurer l’envoi des convocations et ordres du jour, la prise de note, rédiger les comptes rendus et rapports

• Gérer l’organisation d’événements, participer à la mise en place de la programmation annuelle

• Accompagner la direction pour la recherche et la mise en place de nouveaux partenariats et programmes conventionnés

• Gérer les agendas

• Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports etc.), les reproduire, les diffuser et les archiver

Activités secondaires

• Participer à la réflexion sur la stratégie de communication (plan de communication, réseaux, outils de communication, etc.) et la politique de valorisation de la structure

• Assurer une veille sur les droits culturels